Weer overzicht.
En dan vooruit.

Het knelpuntInformatie over laden, lossen en uren komt via losse bonnen en berichten op kantoor aan. Voordat er gefactureerd kan worden, moet iemand alles bij elkaar zoeken.

De aanpakMet chauffeurs en planning bepalen wat onderweg eenvoudig digitaal vastgelegd kan worden. Activiteiten, uren en documenten laten aansluiten op de order en de administratie.

Waar we naartoe werkenDe laatste status is snel terug te vinden bij de klant, order, planning en rit. Iedereen, thuis of op kantoor, ziet in welke stap elke order zit en welke terugmeldingen er zijn gedaan. Eén centrale, eenduidige en actuele waarheid.

Het knelpuntOntvangsten worden op papier afgevinkt, goederen netjes en correct opgeslagen en verwerkt in het magazijnbeheersysteem (WMS). Maar informatie over manco’s, tussentijdse verplaatsingen, batchnummers en bewaartemperaturen staat nog op losse lijstjes en in verschillende systemen. Daardoor kunnen we deze informatie onvoldoende benutten om onze klantenservice te verbeteren.

De aanpakGoederenontvangst, opslag, verplaatsingen, locatie- en hygiënecontroles en goederenuitslag als één proces inrichten. Met medewerkers bepalen waar en hoe het beste te scannen. Samen met de softwareleverancier processen doornemen en benodigde systeemkoppelingen bepalen. Deze ontwikkelen of laten ontwikkelen en in gebruik nemen.

Waar we naartoe werkenEen systeem waarin relevante informatie over zendingen en goederen centraal en eenvoudig vindbaar is, zodat we onze klantenservice kunnen verbeteren. Dit biedt ook kansen bij nieuwe klanten voor wie de beschikbaarheid van deze informatie essentieel is. Zo willen we groeien in kwaliteit en kwantiteit.

Het knelpuntDe order is verwerkt, maar er zijn wijzigingen. Daarover zijn diverse gesprekken gevoerd, WhatsApp-berichten verstuurd en e-mails uitgewisseld. Direct betrokkenen worden mondeling bijgepraat, maar krijgen tussendoor zoveel vragen dat geconcentreerd werken lastig wordt. Hoe brengen we rust in de organisatie?

De aanpakCommunicatiekanalen koppelen en relevante informatie in het systeem beschikbaar maken bij de leverancier, klant, order, het product, de levering en de factuur. De meest recente communicatie bij elke stap in het hoofdproces tonen en doorzoekbaar maken.

Waar we naartoe werkenBetrokkenen hebben inzicht in de actuele communicatie en kunnen die meenemen in hun klantcontacten en werkzaamheden. Ze worden minder gestoord wanneer ze met andere klanten en orders bezig zijn. Zo werken we aan meer rust, efficiënter werken en een betere klantervaring.

Het knelpuntWe leveren samengestelde producten waarvan niet alle onderdelen onderling uitwisselbaar zijn. Enkele productspecialisten kennen de mogelijkheden en beperkingen, maar die kennis is lastig over te dragen aan andere medewerkers. Daardoor gaan er soms offertes uit die niet kloppen.

De aanpakEssentiële informatie over productcombinaties vastleggen aan de hand van correcte offertes. Daarmee een configurator opbouwen. Die helpt medewerkers om passende onderdelen te combineren. Samen met de specialisten controleren of de combinaties kloppen. De configurator vervolgens opnemen in het offerte- en bestelproces.

Waar we naartoe werkenMeer medewerkers kunnen zelfstandig correcte offertes maken. Specialisten krijgen ruimte om nieuwe producten en combinaties uit te werken. Minder fouten zorgen voor minder stress en verstoringen bij leveringen. Zo ontstaat ruimte voor groei in kwaliteit én volume.

De uitdagingDe ontwikkelingen in transport gaan snel. Brandstofprijzen veranderen dagelijks en kilometerheffingen zijn afhankelijk van het voertuig en het traject. Daardoor veranderen ook de kostprijzen voortdurend.

De aanpakOrders opbouwen uit activiteiten met volledige tijd- en locatiegegevens. Actuele prijzen en weggebruikskosten meenemen in elke aanvraag en order. Tijdens de uitvoering de werkelijke tijden en locaties registreren en automatisch verwerken in een nacalculatie op het niveau van orders, planning en uitvoering.

Waar we naartoe werkenActuele gegevens automatisch verwerken om kostenrisico’s beter te beheersen en de werkelijke kosten en opbrengsten per klant en order, per rit, per voertuig en per transporttype inzichtelijk te maken. Daarmee ontstaat ook een basis om later met behulp van AI de planning verder te optimaliseren.